Assinatura eletrônica e os seus benefícios
Apesar de ser uma tecnologia inovadora e com enorme potencial, muitos gestores ainda não sabem o que é assinatura eletrônica. Aliás, diversas empresas já aderiram de vez a esse modelo de assinatura e conseguiram modernizar sua gestão de contratos, tornando-a mais simples e econômica. Mas será que ela é segura? E como fica a questão da validade jurídica?
Continue a leitura e tire suas dúvidas sobre essa grande tendência do universo empresarial!
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é o instrumento pelo qual uma pessoa física ou jurídica subscreve um documento digital. Ou seja, uma forma tecnológica de dizer que concorda com os dados atestar a autenticidade e integridade do seu conteúdo.
Vale a pena destacar que a assinatura é um instrumento jurídico. Por isso, é usada em diferentes processos e setores. A questão é que, diferentemente da feita em papel, a assinatura eletrônica é voltada para arquivos que só existem no digital.
Quais os benefícios da assinatura eletrônica?
Na Era Digital, em que conceitos como RH Digital ganham cada dia mais força, contar com uma ferramenta assim é um grande diferencial. Mas isso não é tudo! Veja, a seguir, mais alguns benefícios interessantes!
Eficiência e economia
Um estudo da Forrester TEI concluiu que o ciclo de assinatura digital é 28 vezes mais rápido e pode representar uma economia de 125 horas de trabalho por funcionário em três anos.
Estamos falando de uma tecnologia capaz de otimizar a rotina da empresa, tornando-a mais ágil e eficiente. Lembre-se de que o tempo é um ativo valioso e não deve ser desperdiçado com tarefas meramente burocráticas.
Redução de custos
O mesmo estudo concluiu que o uso do Adobe Acrobat Sign gerou uma economia de US$600 mil em transações com assinatura em três anos. Ou seja, uma redução de custos estratégica muito expressiva.
Na prática, é possível realocar esse orçamento em setores e ações mais estratégicas, permitindo que o negócio cresça e se torne mais competitivo no mercado.
Mobilidade e flexibilidade
Assine documentos de qualquer lugar a qualquer hora. Como estamos falando de uma tecnologia digital, o processo pode ser feito por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet: computador, tablet ou smartphone.
Quando e como usar a assinatura eletrônica?
Agora que você entendeu o que é assinatura eletrônica e seus benefícios, pode estar se perguntando: quando e onde usar esse recurso em minha empresa? A resposta é: em praticamente todos os setores!
Na verdade, todo fluxo de trabalho que precisa de uma validação de informações e usa assinaturas físicas pode se beneficiar dessa tecnologia. Confira alguns exemplos!
Recursos Humanos.
O RH lida diariamente com vários documentos que precisam de assinaturas, como: contratos de trabalho, folhas de ponto e comunicados. Assim, migrar para o digital é a decisão mais estratégica, pois gera todos os benefícios apresentados.
Financeiro e Contabilidade
O Financeiro e Contabilidade da sua empresa podem se modernizar e abandonar de vez os documentos em papel. Com a assinatura eletrônica, tudo passa a ser documento e gerenciado de forma simples, prática, segura e altamente confiável.
Jurídico
O setor jurídico é outro que experimenta uma verdadeira transformação digital com a implementação da assinatura eletrônica. Afinal, petições, contratos e pareceres podem ser assinados de forma rápida, segura e com validade jurídica.
Vendas
Seu setor de Vendas não precisa mais enviar orçamentos ou contratos impressos aos clientes. Essa é uma oportunidade de se modernizar, economizar e reforçar a imagem do seu negócio como inovadora e sustentável.
Abandone de vez as assinaturas em papel!
Você conseguiu entender o que é assinatura eletrônica? Como vimos, o recurso tem um grande potencial no universo empresarial. Portanto, não deixe de incorporá-lo à rotina de seu negócio.
Este é o próximo passo rumo à Transformação Digital e, certamente, proporcionará benefícios que vão além da redução de custos. Por isso, não perca mais tempo! Informe-se e busque por parceiros estratégicos para tirar essa ideia do papel!
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